El cumplimiento de la normativa fiscal puede ser complejo y lento, sobre todo en Estados Unidos. Cada estado cuenta con su propia autoridad impositiva que establece normativas fiscales para cuando las empresas deben cobrar impuestos. Estas normativas han atravesado numerosos cambios en los últimos años y lo siguen haciendo, por lo que resulta complejo determinar cuándo y dónde se deben cobrar impuestos sobre las ventas en las transacciones.

Esta guía te ayudará a determinar cuándo debes registrarte para cobrar impuestos en EE. UU. y, de este modo, evitar las sanciones y los intereses que conlleva el incumplimiento. También te enseñará a navegar por el proceso de registro para el impuesto sobre las ventas en estados individuales y te explicará qué hacer si tienes actualmente la obligación de cobrar impuestos sobre las ventas, pero aún no te has registrado. Asimismo, explicaremos cómo te puede ayudar Stripe a cumplir la normativa fiscal en todo momento.

Cuándo registrarse para cobrar el impuesto sobre las ventas

En EE. UU., es obligatorio registrarse para el impuesto sobre las ventas en cada estado en el que se han cumplido los estándares de nexo económico o físico o cualquier otro requisito del estado. Para los vendedores de otros estados, el nexo económico es, por lo general, el estándar pertinente para determinar cuándo registrarse para cobrar el impuesto sobre las ventas. Los umbrales del nexo económico se basan en los ingresos de las ventas, en el volumen de las transacciones o, a veces, en ambos. Por ejemplo, en California, hay que registrarse y cobrar el impuesto sobre las ventas una vez que se hayan superado los 500.000 dólares en ingresos de ventas con clientes en California. Sin embargo, en Georgia, se debe empezar a cobrar el impuesto sobre las ventas cuando se hayan superado los 100.000 dólares en ingresos de ventas o realizar 200 transacciones con clientes en Georgia.

Diferentes umbrales económicos en California y Georgia

La definición del nexo del impuesto sobre las ventas, como nexo físico, varía en función del estado pero, en general, tener una conexión física de cualquier tipo puede crear «presencia suficiente» (o un nexo) y exigirte registrarte y cobrar el impuesto sobre las ventas en el estado en cuestión. Esto puede implicar disponer de una oficina o sede, equipos o empleados en un estado, o incluso una presencia temporal, como asistir a una feria industrial. La ubicación del almacenamiento de tu inventario también puede crear un nexo en un estado. (Aquí se incluye el inventario almacenado en un almacén de Amazon FBA u otro centro de gestión logística de terceros.)

Es importante tener en cuenta que hay cinco estados que no cuentan con un impuesto estatal sobre las ventas: Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón. Esto significa que en esos estados no es obligatorio cobrar impuestos generales sobre las ventas. Sin embargo, Alaska sí autoriza el gravamen del impuesto sobre las ventas a nivel municipal. En la mayoría de los casos, los comerciantes solo deberán registrarse a nivel estatal a efectos del impuesto sobre las ventas con algunas excepciones que veremos más adelante.

Una vez que se haya determinado dónde se debe cobrar el impuesto, el siguiente paso es registrarse con la autoridad fiscal estatal o local. Esto resulta crucial, ya que es obligatorio registrarse para cobrar el impuesto para poder empezar a calcularlo y cobrarlo. Ten presente que estas directrices se aplican a vendedores directos. Si vendes exclusivamente en marketplaces, debes consultar a alguien experto en impuestos sobre las ventas para determinar si debes registrarte para obtener el permiso pertinente, ya que la orientación fiscal para los marketplaces varía.

En EE. UU., las empresas solo deben registrarse una vez que han identificado dónde tienen un nexo, ya sea mediante un estándar de conexión física o de nexo económico, o cualquier otro requisito del estado. No importa qué tipo de productos vendas (artículos digitales, servicios o productos físicos): el proceso de registro sigue siendo el mismo.

Cómo registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en EE. UU.

En general, estos son los pasos para registrarse con un estado para cobrar el impuesto sobre las ventas:

1. Reúne información de la empresa y de contacto.
   
2. Visita el sitio web del Departamento de Ingresos de tu estado.
   
3. Haz clic en la sección «Impuesto sobre las ventas y el uso» del sitio web para registrar tu empresa.
   

Como cada estado cuenta con su propia autoridad fiscal, debes registrarte individualmente para cobrar el impuesto sobre las ventas en los estados en los que hayas cumplido los requisitos de registro de impuestos. Para registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas, empieza por visitar el sitio web de la autoridad fiscal estatal. Encontrarás el enlace de cada estado aquí.

Existe una exención para los estados que participan en el Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA), un acuerdo creado para probar y simplificar el proceso de registro de impuestos sobre las ventas. Actualmente, 24 estados han aprobado leyes para ajustarse a la SSUTA: Arkansas, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Míchigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, Nueva Jersey, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Dakota del Sur, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, Virginia Occidental, Wisconsin y Wyoming. Los vendedores pueden registrarse en el Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) aquí. Una vez registrados, deberán configurar las cuentas individualmente con cada estado y registrarse aparte si tienen obligaciones fiscales en materia de ventas en cualquier estado que no se ajuste al SSUTA.

Si, en el pasado, has cumplido el requisito de registro de impuestos en un estado, pero no te has registrado, tienes varias opciones. Si han pasado algunos meses desde que superaste el requisito de registro de impuestos, te resultará útil consultar con gente experta para determinar el mejor camino para tu empresa. La mayoría de los estados tienen un programa de divulgación voluntaria para ayudar a los vendedores a resolver obligaciones anteriores en materia de impuestos sobre las ventas; además, podrás participar en un programa de amnistía estatal para cumplir la normativa. No empieces a cobrar el impuesto hasta que te hayas registrado correctamente con la autoridad fiscal local o estatal.

Cómo puede ayudar Stripe

Teniendo en cuenta todos los matices que hemos analizado, determinar dónde tienes obligaciones con respecto al impuesto sobre ventas y dónde debes registrarte a estos efectos no es nada fácil. En el caso de los vendedores que siguen el estándar de nexo económico, Stripe Tax les ayuda a supervisar sus obligaciones y les avisa si superan algún umbral del registro de impuesto sobre ventas en sus transacciones de Stripe.

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Saber dónde registrar y cobrar los impuestos: averigua dónde tienes que empezar a cobrar impuestos en función de tus transacciones de Stripe y, cuando te hayas dado de alta como recaudador, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a cobrar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración de Stripe actual o, para nuestros productos sin código, como Invoicing, con un solo clic.
  
• Registrarte para pagar impuestos: Stripe Tax te facilita los enlaces a las páginas web en las que puedes darte de alta cuando cumplas con un requisito de registro fiscal estatal.
  
• Cobrar impuestos sobre las ventas automáticamente: Stripe Tax siempre calcula y cobra el importe correcto de los impuestos, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, y siempre se mantiene al día en lo que respecta a los cambios en los tipos impositivos y las normativas fiscales.
  
• Simplificar la presentación y la remisión: Stripe genera informes detallados y resúmenes de impuestos para cada ubicación en la que debas presentar declaraciones. Tanto si lo haces por tu propia cuenta, con tu contable o a través de un socio de Stripe, presentar y remitir tus impuestos será mucho más fácil.
  

Stripe ofrece algunos informes diferentes en función de la integración que tengas. Sin embargo, en estos momentos Stripe Tax no presenta ni remite impuestos en tu nombre. Para automatizar la presentación en EE. UU., te recomendamos que uses la solución AutoFile de TaxJar. Para Europa, te recomendamos Taxually o Marosa. En Asia-Pacífico, recomendamos Taxually.

Obtén más información acerca de Stripe Tax.