OULUN TEATTERIN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10 §:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Oulun kaupunginteatteri Oy (Y-tunnus 2423197-0)
Postiosoite: PL 5, 90015 Oulun Kaupunki
Käyntiosoite: Kaarlenväylä 2, 90100 Oulu

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA

Toimitusjohtaja Anu-Maarit Moilanen
Sähköposti anu-maarit.moilanen@oulunteatteri.fi

3. REKISTERIN NIMI

Oulun teatterin asiakasrekisteri

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Henkilö on varannut ja/tai ostanut lippuja Oulun teatterin tilaisuuksiin, rekisteröitynyt Oulun teatterin sähköisten tiedonantojen tilaajaksi ja/tai osallistunut Oulun teatterin asiakaspalvelutilanteisiin ja/tai markkinointikampanjoihin.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on teatterin asiakkaan ja teatterin välinen asiakassuhde (asiallinen yhteys). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan teatterille antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Teatterin palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi
• Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
• Asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen
• Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen
• Asiakaskannan analysointi ja luokittelu, joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen
• Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko- ja mobiilipalvelut) seuranta ja tilastointi palvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

Tietojen käsittely on ulkoistettu Lippupiste Oy:lle (Y-tunnus 1789232-4). Oulun kaupunginteatteri Oy on rekisterinpitäjä ts. henkilötietojen käsittelystä vastaava taho.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakasrekisteri voi sisältää seuraavanlaisia asiakastietoja:

• nimi
• syntymäaika
• käyttäjätunnukset ja asiakastunnisteet
• sukupuoli
• kieli
• osoite
• puhelinnumero(t)
• sähköpostiosoite
• rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot, kun rekisteröity edustaa yhteisöä
• palvelu-, myynti-, maksu- ja tapahtumatiedot
• palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet- ja mobiilipalveluissa, sisältäen mm. loki- ja palvelutapahtumatiedot
• asiakkaan antamat palvelua personoivat ja asiointia helpottavat tiedot
• asiakkuuden analysointi ja ryhmittelytiedot
• suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot
• suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
• asiakkaaseen liitettävät ulkoisista tietolähteistä saatavat tiedot, kuten VTJ–osoite
• tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot, kuten lokitiedot
• asiakaspalautteeseen ja siihen vastaamiseen liittyvät tiedot

7. ASIAKASREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen ja rekisteröitymisen yhteydessä, palveluiden oston ja käytön yhteydessä, internetpalvelun omat tiedot -osiossa, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta. Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy teatterin tietojärjestelmiin myös palveluiden käytön yhteydessä. Tietoja päivitetään myös väestötietojärjestelmästä tai muista vastaavista ulkoisista tietolähteistä.

8. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Säilytämme asiakkaan tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Oulun teatterin tai sen yhteistyökumppanin tai teknisen palveluntarjoajan tietojärjestelmien käyttöoikeuksia sekä salasanoja. Rekisterin käyttöoikeudet ovat Oulun teatterin organisaation sisällä rajattu henkilöihin, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterin tietojen käyttöä ja joiden kanssa on tehty erillinen salassapitosopimus.

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

11. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin. Tavanomaisena osana lipunvälitystoimintaa rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja säännönmukaisesti niille tahoille, joiden ylläpitämien järjestelmien kautta tilaisuuksiin tai tapahtumiin rekisteröity on ostanut lippuja, lahjakortteja tai muita tuotteita, ja joihin rekisteröidyllä on siten myös asiakassuhde.

Tapahtumanjärjestäjät voivat käsitellä luovutuksen perusteella henkilötietoja sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole yhteen sopimattomia edellä mainittujen henkilötietojen käyttötarkoitusten kanssa.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja huolellisesti valikoitujen yhteistyökumppaneiden, kuten artistien tai esiintyjien, sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille.

Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.

Lippupiste on rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen osalta, joita kerätään, kun myydään lippuja Lippupisteen kanavista. Lippupisteen vastuulla on huolehtia lipunostajien ja lippuja varanneiden henkilöiden henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä omien myyntikanaviensa ja tarjoamisensa palveluiden osalta. Lippupiste luovuttaa rekisterin asiakastietoja kumppaniensa tapahtumiin lippuja ostaneista henkilöistä lisättäväksi kumppanin omaan rekisteriin, jossa kumppani käsittelee ko. tietoja tahollaan rekisterinpitäjänä.

Oulun kaupunginteatteri Oy toimii rekisterinpitäjänä myydessään itse lippuja Oulun teatterin omassa toimipisteessä. Lippupiste antaa sopimuksella Oulun teatterille pääsyoikeuden ja mahdollisuuden käsitellä tietoja asiakkuudenhallintaan, markkinointiin ja muihin määrittelemiinsä tarkoituksiin. Näin ollen tiedoista tulee osa Oulun teatterin asiakasrekisteriä.

Oulun teatteri luovuttaa Lippupisteelle henkilötietoja, kun lippuja myydään Lippupisteen järjestelmän kautta teatterin omassa toimipisteessä ja asiakkaan tiedot tallennetaan Lippupisteen järjestelmään. Lippupisteen asiakasrekisteri täydentyy automaattisesti, sillä tiedot siirtyvät järjestelmästä Lippupisteen omaan tietovarastoon. Lippupiste käsittelee tällöin henkilötietoja rekisterinpitäjänä.

Teatteri kilpailuttaa lipunmyynnin aika ajoin, jolloin rekisterinpitäjä saattaa vaihtua. Rekisterin käyttö- ja ylläpito-oikeus annetaan tällöin uudelle rekisterinpitäjälle.

12. EVÄSTEET JA SELAILUN SEURANTA

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Tampereen Teatterin ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

13. SIJAINTITIEDOT

Käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja voidaan käyttää sijaintiperusteisten palveluiden tarjoamiseksi, kuten alueellisten sisältöjen tarjoamiseksi ja kohdennetun mainonnan esittämiseksi, edellyttäen, että käyttäjä on antanut sijaintitietojen hyödyntämiseen nimenomaisen suostumuksensa tai mikäli sijaintitiedot on tehty anonyymeiksi.

14. TARKASTUSOIKEUS

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkista rekisteriin tallennetut tiedot. Vapaamuotoiset tarkistuspyynnöt osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle sähköpostitse myyntipalvelu@oulunteatteri.fi tai postitse Oulun Kaupunginteatteri Oy / Myyntipalvelu, PL5, 90015 Oulun kaupunki. 

15. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Vapaamuotoiset korjauspyynnöt osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle sähköpostitse myyntipalvelu@oulunteatteri.fi.

16. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Vapaamuotoiset pyynnöt suoramarkkinointikiellosta osoitetaan rekisterinpitäjälle sähköpostitse myyntipalvelu@oulunteatteri.fi.

17. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjä kerää tiedot tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Asiakasrekisterin käyttöoikeus edellyttää käyttäjätunnusta. Rekisterinpitäjä määrittää myös käyttäjälle myönnettävän käyttöoikeustason. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.

Rekisterin tiedot teatterissa sijaitsevat teatterin ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

18. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.