Het betalen van sociale premies
Als werkgever in de EU moet u ervoor zorgen dat uw werknemers een goede socialezekerheidsdekking hebben. Elk EU-land heeft zijn eigen socialezekerheidswetgeving, maar er zijn wel EU-regels die voor coördinatie tussen deze stelsels zorgen. Zo verliezen mensen die naar een ander land verhuizen niet hun socialezekerheidsdekking (bv. pensioenrechten en gezondheidszorg) en weten ze altijd onder welke nationale wetgeving ze vallen.
Registratieplicht
Als werkgever moet u zich registreren bij de socialezekerheidsinstelling van het land waar uw werknemers werken, ook al is uw bedrijf daar niet gevestigd. Hiermee wordt uw aanwezigheid in het plaatselijke socialezekerheidsstelsel vastgelegd.
U moet uw werknemers ook registreren bij de socialezekerheidsinstelling van het land waar ze werken. Dit zorgt ervoor dat ze onder het plaatselijke socialezekerheidsstelsel vallen.
Algemene regel: Een werknemer kan maar onder de wetgeving van één land vallen.
Uw werknemers kunnen maar onder de socialezekerheidswetgeving van één EU-land tegelijk vallen. De rechten en plichten op basis van deze wetgeving gelden voor alle werknemers in dat land, zowel de lokale als de buitenlandse. Meestal is het land waar uw werknemer (of uzelf als u zelfstandige bent) werkt ook het land waar sociale premies worden betaald. Het maakt daarvoor niet uit waar de werknemer woont of waar uw bedrijf is gevestigd.
Als uw werknemers (of uzelf als u zelfstandige bent) in een ander EU-land wonen dan waar ze werken of verzekerd zijn, hebben ze mogelijk een S1-formulier nodig. Daarmee hebben ze recht op gezondheidszorg in het land waar ze wonen en vallen ze onder het socialezekerheidsstelsel van het land waar ze werken.
Voorbeeld
Ruta werkt voor een Duitse multinationale onderneming maar werkt in Frankrijk. Ze woont in Duitsland en pendelt dagelijks naar Frankrijk. Omdat Ruta in Frankrijk werkt, valt ze onder de Franse sociale zekerheid. Ruta’s werkgever registreert zich bij de Franse socialezekerheidsinstelling en zorgt ervoor dat Ruta ook geregistreerd is. Ruta betaalt sociale premies in Frankrijk en ontvangt dus de passende uitkeringen van het Franse socialezekerheidsstelsel.
Voorbeeld
Tiago is een grafisch ontwerper die in Portugal woont en als zelfstandige voornamelijk in Spanje werkt. Omdat Tiago in Spanje werkt, moet hij zich houden aan de Spaanse socialezekerheidswetgeving. Hij registreert zich bij de Spaanse socialezekerheidsinstelling. Omdat Tiago in Portugal woont maar in Spanje verzekerd is, vraagt hij een S1-formulier aan. Met dit formulier kan hij in Portugal gezondheidszorg krijgen terwijl hij onder de Spaanse sociale zekerheid valt.
Uitzonderingen: Gedetacheerde werknemers
Als u werknemers uitzendt om minder dan 2 jaar in een ander EU-land te werken (of u doet dit zelf als zelfstandige), kunnen ze onder bepaalde voorwaarden verzekerd blijven in het land waar ze oorspronkelijk werkten. Voor korte detacheringen moet u een verzekeringsbewijs aanvragen, het A1-formulier (ook PDA1 genoemd), om aan te tonen dat uw werknemers verzekerd blijven in het land waar ze daarvoor hebben gewerkt.
Voorbeeld
Paulo werkt voor een Italiaans bedrijf en wordt voor een project van 18 maanden naar België uitgezonden. Aangezien hij voor minder dan 2 jaar in België gedetacheerd wordt, kan hij onder de Italiaanse sociale zekerheid blijven vallen. Paulo’s werkgever vraagt een verzekeringsbewijs aan, het A1-formulier (of PDA1), waaruit blijkt dat Paulo in Italië verzekerd blijft. Paulo blijft in Italië sociale premies betalen terwijl hij tijdelijk in België werkt.
Voorbeeld
Kasia werkt als zelfstandige in Zweden en gaat voor een adviesproject 6 maanden naar Frankrijk. Aangezien Kasia tijdelijk (minder dan 2 jaar) in Frankrijk werkt, kan ze onder de Zweedse sociale zekerheid blijven vallen. Kasia vraagt een A1-formulier (PDA1) aan om te bewijzen dat ze onder de Zweedse sociale zekerheid valt. Kasia blijft sociale premies in Zweden betalen terwijl ze tijdelijk in Frankrijk werkt.
Bijzondere gevallen: Werken in meerdere landen
Als uw werknemers in meer dan één EU-land tegelijk werken, zijn er specifieke regels die bepalen waar ze premies moeten betalen. Dat hangt af van factoren zoals woonplaats en het deel van de werkzaamheden dat in elk land wordt verricht.
U en uw werknemer moeten de bevoegde socialezekerheidsinstellingen in het land waar de werknemer woont, informeren hoe zijn/haar activiteit in de verschillende landen geregeld is. U moet documenten overleggen om de werksituatie te bewijzen, waaronder contracten, werkroosters en andere relevante documenten. De socialezekerheidsinstellingen zullen onderling overleggen om te bepalen welke wetgeving van toepassing is.
Voorbeeld
Sophie woont in België en werkt voor 50 % in België, voor 30 % in Frankrijk en voor 20 % in Duitsland. Omdat ze in meerdere landen werkt, zijn er speciale regels die bepalen waar ze sociale premies moet betalen. Sophie en haar werkgevers informeren de bevoegde socialezekerheidsinstellingen. Die overleggen onderling en bepalen dat de Belgische socialezekerheidswetgeving van toepassing is, omdat Sophie daar het grootste deel van haar werkzaamheden verricht. Sophie betaalt sociale premies in België, waardoor ze aan haar wettelijke verplichtingen voldoet en verzekerd is.
Voorbeeld
Cesar woont in Portugal, maar neemt regelmatig opdrachten aan in Spanje en Italië, zodat hij zijn tijd bijna gelijk over de drie landen verdeelt. Cesar is zelfstandige in meerdere landen, en er zijn dus specifieke regels die bepalen welke socialezekerheidswetgeving van toepassing is. Cesar informeert de socialezekerheidsinstellingen in Portugal, Spanje en Italië. Na overleg bepalen de instellingen dat hij premies moet betalen in het land waar hij het grootste deel van zijn werkzaamheden verricht. Cesar betaalt sociale premies in Portugal, waar hij de meeste tijd doorbrengt, en is zo naar behoren verzekerd.
Waarschuwing
In de meeste EU-landen is de werkgever verplicht om de socialezekerheidsinstantie, de belastingdienst of het arbeidsbureau te informeren wanneer een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd. Dit helpt om de socialezekerheidsregisters van de werknemer up-to-date te houden, sociale premies stop te zetten en werkloosheidsuitkeringen te beheren.Informatie per lidstaat vindt u hieronder.