Usein kysyttyä tietopyynnöistä

Digi- ja väestötietovirasto ylläpitää kuvausta siitä, miten se hallinnoi käytössään olevia tietoja, esimerkiksi henkilötietoja asiakkaista ja kansalaisista. Tiedot on koottu tietovarantoihin ja asiarekistereihin.

Kuvauksen ensisijaisena tarkoituksena on auttaa viraston asiakkaita tietopyynnön tekemisessä. Kuvaus auttaa sinua osoittamaan ja yksilöimään tarvitsemasi tiedot, jotta virasto voi etsiä, koota ja toimittaa tiedot mahdollisimman nopeasti ja kattavasti. Tarvittaessa avustamme sinua haluamiesi tietojen yksilöinnissä, jotta oikeat asiakirjat voidaan toimittaa sinulle.

Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpitämällä virasto toteuttaa hallinnon avoimuuden periaatetta.

Viranomaisen asiakirja tarkoittaa asiakirjaa, joka on viranomaisen hallussa, jonka viranomainen on laatinut tai joka on toimitettu viranomaiselle jonkin asian käsittelyä varten. Jos asiakirja on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, se kuuluu viranomsen asiakirjoihin. Viranomaiselle toimitettuja asiakirjoja ovat sellaiset asiakirjat, jotka on annettu viranomaiselle jonkin tehtävän suorittamista varten.

Pääsääntöisesti viranomaisen asiakirjoja eivät ole:

• viranomaiselle tai luottamushenkilölle toimitetut asiakirjat, jotka on lähetetty hänelle muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi
• muistiinpanot, jotka viranomaisen palveluksessa oleva tai viranomaisen toimeksiannosta toimiva henkilö on laatinut
• asiakirjat, jotka on hankittu viranomaisen sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta vastaavaa syytä varten
• viranomaisen asiakirjoina ei myöskään pidetä sellaisia asiakirjoja, jotka ovat päätyneet viranomaisen haltuun löytötavaroina tai -asiakirjoina.

Jos haluat tietää lisää: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 5 § Viranomaisen asiakirja

Sinulla on laissa määriteltyjä oikeuksia saada tietoa Digi- ja väestötietoviraston käsittelemistä asioista ja erilaisista viranomaisen asiakirjoista. Sinulla on aina oikeus saada tieto viranomaisessa käsitellystä julkisesta asiakirjasta sekä oikeus saada tieto itseäsi koskevasta asiakirjasta. Voit saada tietoa viranomaiselta myös muusta, kuin julkisesta asiakirjasta, jos viranomaisessa käsiteltävässä asiassa on jollakin tavalla kyse oikeuttasi, etuasi tai velvollisuuttasi koskevasta asiasta. Lisäksi sinulla on joissakin tapauksissa oikeus saada tieto myös salassa pidettävistä asiakirjoista. Näistä oikeuksista säädetään laissa.

Jos haluat tietää lisää: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 3 luku - Oikeus saada tieto asiakirjasta.

Sinulla on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Tiedon antaminen sellaisesta asiakirjasta, joka ei ole vielä julkinen esimerkiksi asian keskeneräisyyden vuoksi, on viranomaisen harkinnassa. Viimeistään asian käsittelyn valmistuttua asiasta saa tiedon. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjällä ole velvollisuutta kertoa, mihin tietoa käytetään.

Jos haluat tietää lisää: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 9 § Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta

Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin laissa säädetään. Jos vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, asiakirjan julkisesta osasta voidaan antaa tietoa. Julkisesta osasta annetaan tietoa kuitenkin vain silloin, jos tiedon antaminen on mahdollista siten, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon ulkopuolisille.

Jos haluat tietää lisää: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 10 § Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjasta

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista, jotka koskevat häntä itseään. Oikeutta saada tietoa itseään koskevasta asiakirjasta rajoittaa vain esimerkiksi se, että tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yksityistä tai yleistä etua.

• Erittäin tärkeä yksityinen etu voi tarkoittaa yksityiselämän suojaamista, kuten tietoa asianosaisen sairaudesta, tai yksilön turvallisuuden varmistamista. Yksityisen edun suojaaminen voi tarkoittaa myös liikesalaisuuden suojaamista.
• Erittäin tärkeä yleinen etu puolestaan voi liittyä esimerkiksi valtion ulkoiseen turvallisuuteen.
• Lisäksi asiakirjasta ei välttämättä voida antaa tietoa siinä vaiheessa, kun asian käsittely ei ole vielä päättynyt viranomaisessa. Tällöin viranomainen voi antaa asiasta tiedon harkintansa mukaan.

Jos olet asiassa asianosaisen asemassa, sinulla on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa asiasi käsittelyyn.

Asianosaisella tarkoitetaan hakijaa, valittajaa tai muuta henkilöä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee. Asianosainen voi olla luonnollisen henkilön lisäksi oikeushenkilö, kuten yhdistys, yhtiö tai muu yhteisö. Myös julkisyhteisö tai sen toimielin voi olla asianosainen, jos asia koskee julkisyhteisön tai sen toimielimen etua, oikeutta tai velvollisuutta.

Asianosaisen henkilön tiedonsaantioikeutta ei kuitenkaan ole esimerkiksi asiakirjaan, josta tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua.

Lisäksi asianosaisella henkilöllä ei ole tiedonsaantioikeutta esittelymuistioon, ratkaisuehdotukseen tai vastaavaan asian valmistelua varten tehtyyn asiakirjaan, ennen kuin asian käsittely viranomaisessa on päättynyt.

Jos haluat tietää lisää: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 11 § Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin ja 12 § Oikeus saada tieto itseään koskevasta asiakirjasta

Voit pyytää Digi- ja väestötietovirastolta mitä tahansa julkista sen hallussa olevaa tietoa. Jos asia ei kuulu Digi- ja väestötietoviraston toimialaan, ohjaamme asian oikealle viranomaiselle.

Voit pyytää itseäsi koskevaa tietoa, jotakin tiettyä asiakirjaa, asiakirjoja, tai voit pelkästään tarkistaa sinusta tallennetut henkilötiedot. Voit tarkistaa väestötietojäjestelmään sinusta tallennetut tiedot Suomi.fi-verkkopalvelun Henkilötiedot-sivulta.

Tietopyynnön täsmentämisessä voit käyttää apuna asiakirjajulkisuuskuvaukseen sisältyviä listauksia Digi- ja väestötietoviraston tehtäväluokista ja tietovarannoista.

Laajan, erityisesti epäselvästi jäsennetyn tietopyynnön käsittely on haastavaa ja aiheuttaa kustannuksia sekä asiakkaalle että virastolle. Se voi siis olla maksullista.

Asiakirjajulkisuuteen perustuvassa tietopyynnössä oikeutenasi on saada viranomaisen asiakirja tai asiakirjat, jotka ovat voineet vaikuttaa sinua koskevaan päätöksentekoon. Tekemällä asiakirjajulkisuuteen perustuvan tietopyynnön henkilö saa usein mahdollisesti muutakin kuin pelkästään itseään koskevaa tietoa. Tämä on tapauskohtaista ja riippuu siitä, mitä asiakokonaisuuteen kuuluu. Muun kun henkilöä itseään koskevan tiedon vastaanottaminen on mahdollista vain henkilötietojen suojan ja mahdollisten asiaan liittyvien salassapitosäädösten asettamissa rajoissa.

Tietosuojalainsäädäntöön perustuvassa omien tietojen tarkastuspyynnössä on kyse oikeudesta saada tieto siitä, mitä henkilötietoja jokin taho on rekisterinpitäjän ominaisuudessa tallettanut sinusta rekisteriinsä. Omien tietojen tarkastuspyyntöön ei sisälly oikeutta saada muita tietoja kuin itseään koskevia henkilötietoja.

Asiakirjajulkisuuteen perustuvissa tietopyynnöissä ei ole erikseen säädetty pyynnön kirjallisesta muotovaatimuksesta. Digi- ja väestötietovirasto pyytää todistamaan henkilöllisyyden luotettavalla tavalla, jos se on tarpeen viranomaisen harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko tiedon pyytäjällä oikeus saada pyydetyt tiedot (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta,13 § Asiakirjan pyytäminen) esimerkiksi asianosaisen asemassa. Digi- ja väestötietovirasto voi käyttää harkintavaltaa esimerkiksi niissä tapauksissa, kun asiassa ei ole vielä tehty ratkaisua tai asia on muutoin kesken.

Omien tietojen tarkastuspyyntö voidaan tehdä kirjallisesti tai sähköisesti, myös suullisesti. Digi- ja väestötietoviraston on kuitenkin varmistettava pyytäjän henkilöllisyys, sillä muuten henkilötietoja ei saa luovuttaa. 

Asiakirjajulkisuuteen perustuva tietopyyntö käsitellään viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun Digi- ja väestötietovirasto on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai muusta syystä asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä, asia ratkaistaan viimeistään yhden kuukauden kuluessa siitä, kun Digi- ja väestötietovirasto on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 14.4 § Asiakirjan antamisesta päättäminen)

Omien tietojen tarkastuspyyntöön Digi- ja väestötietovirasto vastaa yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, virasto ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Jos virasto ilmoittaa tarvitsevansa lisää käsittelyaikaa, määräaika on kolmen kuukauden kuluttua alkuperäisestä pyynnöstäsi.

Pääasiallisesti Digi- ja väestötietoviraston hallussa olevasta asiakirjan sisällöstä annetaan tieto jollakin seuraavista tavoista:

• Kopiona tai tulosteena
• Teknisenä tallenteena tai muussa sähköisessä muodossa
• Suullisesti
• DVV:n tiloissa nähtäväksi tai kuunneltavaksi
• DVV:n tiloissa jäljennettäväksi

Mainitut tietojen antamistavat ovat samat vaihtoehtoiset tavat niin julkisten asiakirjojen tapauksessa kuin asianosaisjulkisuudenkin perusteella. Pyytäjän asemalla ei siis ole vaikutusta tietojen antamistapaan. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 16 § Asiakirjan antamistavat)

Omien henkilötietojen tarkastuspyyntöä koskevat tiedot toimitetaan sinulle kirjallisesti, suullisesti ja tapauksen mukaan sähköisessä muodossa. Muistathan, että tarkastuspyynnön hoitaminen edellyttää henkilöllisyytesi tarkistamista. (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 12 artikla)

Jos Digi- ja väestötietovirasto kieltäytyy antamasta asiakirjaa tai tietoja asiakirjasta: 

1. pyytäjälle ilmoitetaan kieltäytymisen syy
2. pyytäjälle kerrotaan, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi
3. pyytäjältä tiedustellaan, haluaako tiedon pyytäjä asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi (jos henkilö on pyytänyt tietoa viranomaiselta kirjallisesti)
4. pyytäjälle annetaan tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista.

(Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 14 § Asiakirjan antamisesta päättäminen)

Jos Digi- ja väestötietovirasto ei toteuta pyydettyjä toimenpiteitä omien tietojen tarkastuspyynnön perusteella, se ilmoittaa viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tiedon pyytäjälle syyt kieltäytymiselle ja kertoo mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Tiedon pyytäjä voi ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun tietosuojaoikeuksien loukkaamisesta. (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 12 (4) artikla ja Tietosuojalaki, 21 § Oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi)

Tietojen pyytäminen on pääsääntöisesti maksutonta.

Asiakirjajulkisuuteen perustuvissa tietopyynnöissä asianosaiselle annettavat tiedot ovat maksuttomia, kun ne annetaan suullisesti tai nähtäväksi ja jäljennettäväksi viranomaisessa, sähköpostitse, tai jos annettava tieto kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis-, tai tiedotusvelvoitteen piiriin. Muissa tapauksissa voidaan periä maksu omakustannusperiaatteen mukaisesti maksuperustelain nojalla. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 34 § Maksut ja Valtion maksuperustelaki)

Omien tietojen tarkastuspyynnön toteuttamiseen liittyvät toimet ja itse tiedot ovat maksuttomia. Jos pyydät useampia jäljennöksiä sinua koskevista henkilötiedoista, rekisterinpitäjä voi kuitenkin periä niistä maksun, joka kattaa toimenpiteen kustannukset. (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 12 artikla, kohta 5a)

Jos Digi- ja väestötietovirasto kieltäytyy antamasta tietoa asiakirjajulkisuuteen perustuvassa tietopyynnössä, se tekee asiassa päätöksen. Jos tietopyyntöösi ei ole vastattu riittävän kattavasti, voit tarkentaa tietopyyntöäsi uudella tietopyynnöllä. Jos tarkentavasta tietopyynnöstä huolimatta katsot, ettet ole saanut tarkoittamiasi tietoja, sinulla on laissa säädetty oikeus valittaa viraston päätöksestä hallinto-oikeuteen.

Jos olet tehnyt omien tietojen tarkastuspyynön Digi- ja väestötietovirastolle, mutta virasto ei vastaa määräajassa, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun tietosuojaoikeuksien loukkaamisesta. Digi- ja väestötietovirasto antaa vastauksensa valintasi mukaan kirjallisessa tai sähköisessä muodossa, jotta sinun on helpompi saattaa asia halutessasi tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi. Digi- ja väestötietoviraston antama vastaus ei ole hallintopäätös, josta voisi valittaa suoraan hallinto-oikeuteen. Tietosuojavaltuutetun tekemä päätös asiassa on hallintopäätös, josta sinulla on oikeus valittaa hallinto-oikeuteen.