Publiseringssystem

Et publiseringssystem er et informasjonssystem for lagring, håndtering og organisering av innhold, og for publisering av innholdet på internett. Innholdet kan være av ulike typer. Det er fleksibelt og utvidbart, og kan komme fra eller skapes i ulike kilder, men kan i en eller annen form samhandles med i publiseringssystemet. Et kjent publiseringssystem/innholdshåndteringssystem er WordPress.^[1] På engelsk kalles et slikt system «Content Management System» (CMS; «innholdsforvaltningssystem»).^[2] Publiseringssystemer har eksistert siden slutten av 1990-tallet og danner ofte kjernen i ulike typer nettsteder som sosiale nettverk, nettbutikker, nettaviser og blogger.

Et publiseringssystem/innholdshåndteringssystem skal gjøre det enklere for brukere å administrere, katalogisere og publisere innhold internt i egen organisasjon og/eller eksternt på internett. Dette gjennom ett og samme grensesnitt på en forfatterportal, enten gjennom lokal programvare eller i en nettleser. I tillegg kan et publiseringssystem spare lagringsplass på tjenermaskinen ettersom innhold som skal være tilgjengelig flere steder og på forskjellige måter bare trenger å være lagret én gang.

Et annet hovedtrekk ved publiseringssystemer er muligheten for at brukerne kan samarbeide om å produsere og forvalte innhold: Innholdet vil vanligvis ha en opprinnelig forfatter, men kan også ha redigerere og medforfattere som kan endre innholdet i ettertid eller samtidig.

På internett blir det en stadig økende mengde innhold å håndtere. Begrepet innholdshåndtering ble først brukt generelt om å håndtere store mengder informasjon, men ble etter hvert særlig brukt om å håndtere store innholdsmengder på internett. Begrepet brukes om en type dokumenthåndteringssystemer, store informasjonssystem for å bearbeide, strukturere og publisere innhold på nett.

Allerede tidlig på 1990-tallet fantes det muligheter for informasjonshåndtering i produkter fra både Microsoft og Lotus, men de første reelle publiseringssystemene/innholdshåndteringssystemene kom i 1996 i form av StoryServer fra Vignette.

Systemene består av et privat område til intern administrasjon og et offentlig område: en «front-end» som er synlig for eksterne brukere.^[3] Hvilket innhold som skal genereres på hvilke sider bestemmes av brukeren i administrasjonen, og dette lagres også i databasen. Administrasjonen er oftest et visuelt forenklet grensesnitt som lar brukeren trykke på knapper og huke av valgbokser for å gi beskjed til programvaren hvilke innstillinger som gjelder for hvert innhold og/eller grupper av innhold. Dette gjør det lettere for brukere å sette enkle og/eller avanserte innstillinger på en enkel måte, mens programvaren og databasen tar seg av det tidligere tidkrevende arbeidet.

Det finnes flere ulike typer underkategorier av publiseringssystemer/innholdshåndteringssystemer, for eksempel ut fra medium og formål, der noen typer tar for seg spesifikke oppgaver som dokument- eller multimediehåndtering mens andre tilbyr komplette løsinger for enkeltbrukere eller bedrifter.

Statiske nettsider er digitalt tilgjengelige dokumenter skrevet på markeringsspråket HTML, spesifisert av Tim Berners-Lee i 1991.^[4] Et problem med disse er at hvert dokument må skrives i HTML og at fellesinnholdet i alle dokumenter, slik som navigasjonslinje, logo, lenker osv., må kopieres inn i hvert dokument. Og om fellesinnholdet skal forandres, må det endres i alle dokumentene, noe som kan være en tidkrevende prosess ettersom antallet dokumenter vokser. Etter hvert som internett ble mer populært ble også kravene til godt design i presentasjonen av innholdet høyere. Derfor ble visualiseringsspråket Cascading Stylesheets (CSS) utviklet for å forbedre den grafiske presentasjonen. Dette gjorde innholdsadministrasjonen enda mer komplisert fordi CSS ble lagret som en tilleggsfil til hver enkelt HTML-fil, slik at man nå måtte redigere enda et dokument for hver nettside som skulle endres. Etter hvert ble vevpubliseringssystemer en nødvendighet.

Her kommer dynamiske nettsider med CMS inn. I stedet for at innhold lagres i HTML-dokumenter, tar et CMS i bruk databaser for å lagre innhold, for så å presentere innholdet med HTML-markeringer på forespørsel. Programvaren kan generere dynamiske nettsider og er ment å gjøre dem lettere å håndtere enn statiske nettsider som er kodet rett i HTML.^[5]

Ledende leverandører av vevpubliseringssystemer er blant andre:

• Drupal
• Wordpress
• Joomla
• eZpublish
• Enonic

Publiseringssystemer/inholdshåndteringssystemer har blitt brukt på forskjellige måter utenfor internett, men etterhvert som de er blitt mer populære og bedre utbygget har de fleste integrerte vevteknologier for å håndtere sine intranett. Florida State University's bibliotek har for eksempel brukt et Drupal-basert intranett siden 2008 for å få bedre styring med blant annet ekstern nettside, de ansattes intranett og det digitale biblioteket.^[6]

Frakoblede publiseringssystemer blir også brukt til å teste ut og bygge nettsider før de blir lastet opp på nettet, i og med at du slipper å sette opp en database når du bygger nettsiden lokalt.

Enterprise Content Management (ECM) tar for seg alle aspekter av innhold innenfor en organisasjon, f.eks. e-post, ulike memo osv. ECM har også muligheten til å bli utvidet i samsvar med en organisasjons vekst.

ECM er et oppsamlingsbegrep som samler sammen en stor mengde teknologier som er relevante for daglig drift av en organisasjon. Begrepet ECM samler de strategier, metoder og verktøy som en organisasjon kan bruke til å oppfange, behandle, oppbevare, preservere og levere innhold og dokumenter som er relevante for den organisasjonelle prosessen.^[7]

ECM forsøker å samle alt ustrukturert innhold som kommer inn i en organisasjons IT-infrastruktur og gir organisasjonen en mer effektiv måte å behandle informasjonen på, og derfor ta bedre informerte valg vedrørende hva som bør preserveres og hva som bør lukes bort, i tillegg til å kunne følge en innholdsartikkel gjennom hele livssyklusen fra kreasjon til sletting.^[7]

Ifølge IBM kan ustrukturert informasjon i dag ofte oppta hele 80 prosent av informasjonen til en organisasjon. Derfor er det en kontinuerlig utfording ikke bare å utlede verdi for virksomheten fra denne informasjonen, men også å styre kostnadene til lagring og infrastruktur knyttet til administrasjonen av den. Det er nettopp her ECM står sentralt for at en organisasjon skal kunne fange, aktivere, sosialisere, analysere og styre innhold gjennom hele livssyklusen.^[8]

I tillegg til vevpubliseringssystemer finnes også blant annet Component Content Management (CCM). CCM er også kjent som XML Content Management, og tar for seg hver enkelt komponent, for så å lagre disse én gang hver slik at de da kan gjenbrukes i forskjellige multimedier f.eks trykk, vev, mobil eller PDF.^[9]

Digital Asset Management (DAM) og Document Management (DM) kan også nevnes som håndteringssystemer. DAM tar for seg håndtering av multimedia og dens metadata mens DM tar for seg hele dokumenter (tenk digitalt filkabinett).^[9]

Et publiseringssystem tar i bruk ulike teknologier for å lagre, katalogisere, endre, publisere og presentere/stilere innhold. De mest grunnleggende er bruk av databaser. Noen av de mest vanlige er MySQL, PostgreSQL og XML. I tillegg må programvaren interagere med databasene uten at brukeren trenger å ta i bruk databasespråk. Denne funksjonen krever et programmeringsspråk, som for eksempel PHP, jQuery og/eller Java. For administrasjon og publisering i nettlesere kreves det at programvaren tar i bruk HTML. Noen CMS bruker også andre dataspråk som Ajax, SOAP, Java, JavaScript og CSS for å stilere innhold eller kunne håndtere spesielt innhold.

Programvare kommer med basisfunksjoner, men kan ofte utvides med tilleggsprogrammer etter brukerens behov. Programmene for vevpublisering har ofte en egen installasjonsfunksjon for nye utvidelser (f. eks Wordpress plugins), som gjør at brukeren ikke selv trenger å manuelt legge inn filer i programvaren. En liste over alle tilgjengelige utvidelser av Drupal (som de kaller moduler) finnes på Drupals nettsider.

Integrering av et publiseringssystem som en komponent i et større informasjonssystem byr på utfordringer i forhold til migrering av allerede eksisterende innhold til det nye systemet. Ikke all programvare kan overføre statiske dokumenter og data til det nye systemet automatisk. Innholdet må ofte opprettes manuelt på nytt i det nye systemet, noe som kan være en tidkrevende prosess.^[10]

Som implementering av andre moduler i et informasjonssystem, vil også brukere kunne ha negative holdninger til en ny plattform. Om systemet innfører mulighet for samarbeid på samme innhold vil opprinnelige forfattere også kunne stille seg negativt til at andre brukere kan redigere innholdet.^[10]

Med dagens utvikling innen bruk av ulike digitale enheter som mobiltelefon, tablet og smart-TV står CMSer ovenfor en utfordring i tilpasning. Mye programvare som eksisterer i dag er eldre, og ikke i utgangspunktet tilpasset til andre enheter enn PC-er. Web-CMSer har ofte tilpassede visningsmåter for innholdet på mobile enheter i nettleser, men den utvidede bruken av lokal programvare (apper) er foreløpig ikke mye tatt i bruk i forhold til oppkopling mot CMS. Med dette vil også tilpasset innhold gjennom såkalt Web Experience Management (WEM) kunne forandre brukeropplevelsen til hver enkelt bruker.